1. Bevezetés
A Honoris Fleet Solution Korlátolt Felelősségű Társaság (2112 Veresgyház, Szurdok utca 15. elektronikus levelezési cím: hello@honorisfleet.hu, adószám: 27409127-2-13; továbbiakban: „Adatkezelő”) adatkezelőként a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza, adatfeldolgozóként az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel. Adatkezelő elismeri a természetes személyek személyes adataik védelméhez és kezeléséhez kapcsolódó elveket és szabályokat, melyek alapján adatkezelését végzi. Adatkezelő tájékoztatja a természetes személyeket az adatkezelés elveiről, folyamatáról és garanciáiról. Adatkezelő elismeri a természetes személyek azon jogát, hogy saját személyes adataik felett maguk rendelkezzenek. Ugyanakkor felhívja a figyelmet, hogy a személyes adatok védelméhez való jog nem abszolút jog, azt az arányosság elvével összhangban kell figyelembe venni és egyensúlyba állítani más alapvető jogokkal.
2. Az adatkezeléshez kapcsolódó fogalmak
Adatgazda: az a Munkatárs, akinél az adat keletkezett, és/vagy akinek az adathoz hozzáférési jogosultsága van, és/vagy akinek az adatot egy másik adatgazda, vagy harmadik személy továbbította, és/vagy akinek az adat bármilyen más módon a birtokába jutott;
Adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése, vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés;
tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri
adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon végzett bármely művelet, vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is,
adatzárolás: az adatok továbbításának, megismerésének, nyilvánosságra hozatalának, átalakításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, törlésének, összekapcsolásának vagy összehangolásának és felhasználásának véglegesen vagy meghatározott időre történő lehetetlenné tétele;
harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval
hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez
Munkatárs: az Adatkezelővel megbízási-, munka- vagy egyéb jogviszonyban levő természetes személy, aki az Adatkezelő szolgáltatásainak ellátásnak, teljesítésének feladatával van bízva és adatkezelési vagy adatfeldolgozási feladatai során személyes adatokkal kapcsolatba kerül vagy kerülhet és akinek tevékenységével kapcsolatban az Adatkezelő teljes felelősséget vállal az érintettek személyi köre és harmadik személyek irányában;
Partner: az Adatkezelő szolgáltatásait szerződés alapján igénybe vevő és/vagy az Adatkezelő szolgáltatásainak teljesítéseit elősegítő (teljesítési segéd) jogi személyek, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaságok, amelyek felé az Adatkezelő – az érintett hozzájárulását követően – személyes adatot továbbít vagy továbbíthat, vagy amelyek az Adatkezelő számára adattárolási, feldolgozási, kapcsolódó informatikai és egyéb biztonságos adatkezelést elősegítő tevékenységet végeznek vagy végezhetnek;
3. Az adatkezelés elvei
Az adatkezelési műveletek tekintetében Ön érintettnek minősül, amennyiben valamely személyes adata alapján közvetlenül vagy közvetve azonosíthatóvá válik, illetve amennyiben Önnel kapcsolatban Adatkezelő adatkezelést végez (pl.: érdeklődő, vásárló, hírlevél feliratkozó, stb…).
Adatkezelő a személyes adatok során az adatkezelés alábbi alapelveivel összhangban jár el:
- célhoz kötöttség elve (adatkezelés adott célt szolgál)
- szükségesség-arányosság elve (érdekmérlegelési teszttel alátámasztott adatkezelés)
- jogszerűség és tisztességes eljárás elve (az adatkezelés megfelel a mindenkor hatályos jogszabályoknak)
- átláthatóság elve (az Érintettek számára is megismerhető adatkezelési folyamatok alkalmazása)
- adattakarékosság elve (az adatkezelés csak a feltétlenül szükséges mértékben valósuljon meg)
- arányosság elve (az Érintettek információs önrendelkezési jogának kizárólag jogos érdek érvényesíthetőség érdekében korlátozható)
- elszámoltathatóság elve (az adatkezelés és megfelelő tájékoztatás folyamatát Adatkezelő megfelelően dokumentálja)
Adatkezelő felhívja az érintettek figyelmét az alábbiakra:
a) Adatátadás a bankok és/vagy finanszírozók számára
Amennyiben Ön részben vagy egészben banki, vagy lízing finanszírozással kíván gépjárművet vásárolni, és ennek ügyintézését a Társaságunkon keresztül kezdeményezi, az ehhez szükséges adatait átadjuk az Ön által megjelölt finanszírozó banknak vagy lízingcégnek. Ebben az esetben az adott bank vagy lízingcég is az Ön adatainak kezelője lesz. Tájékoztatjuk, hogy ebben az esetben az adott bank vagy lízingcég adatkezeléséről a banktól, illetve lízingcégtől kaphat részletes tájékoztatást.
b) Adatátadás adatfeldolgozóknak
Társaságunk a személyes adatok kezelése során szakmai partnereket, ún. adatfeldolgozókat vesz igénybe, amelyek Társaságunk megbízásából tevékenykednek. Az adatfeldolgozó tevékenységét a megbízásnak és a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően köteles folytatni. A partnerek az átadott személyes adatokat nem használhatják fel a saját üzleti céljaikra, és az adatokat nem adhatják át harmadik felek részére.
Az adatkezelés elveiről bővebb információkat talál a 2016/679 EK Rendelet (a továbbiakban Rendelet) 5. cikkében, valamint a 2011. évi CXII törvény az információs önrendelkezési jogról és az infoszabadságról szóló törvényben.
4. Az érintettek jogai
Ön az adatkezelés során mindenkor jogosult:
- tájékoztatást kérni személyes adatai kezeléséről
- amennyiben az adat nem helyes, kérni ennek kijavítását
- kérni a személyes adatok kezelésének korlátozását
- kérni a személyes adatai törlését
- kérni személyes adatainak más Adatkezelő részére való továbbítását (adathordozhatóság)
- tiltakozni személyes adatainak közvetlen üzletszerzés céljára történő felhasználása ellen
- bármely megadott hozzájárulását bármikor, indoklás nélkül, ingyenesen visszavonhatja
- panaszt tenni és jogorvoslattal élni, illetékes törvényszék előtt pert indítani
Ön az adatkezeléssel kapcsolatos jogait Adatkezelőhöz intézett kérelem útján gyakorolhatja. Adatkezelő bármely elérhetőségén történő megkeresésre haladéktalanul, de legkésőbb 30 napon belül válaszol. Adatkezelő a kérelmek elbírálása során az adatkezelés jogalapjára tekintettel hozza meg döntését.
Tájékoztatjuk, hogy amennyiben az adatok kiadásának kérelme aránytalan többletköltséget jelent Adatkezelő részére (pl.: a választott formátum miatt) Adatkezelő jogosult az adatok kiadásával kapcsolatos költségeket Érintettnek felszámítani. Adatkezelő az esetlegesen felmerült költségekről előzetesen tájékoztatja Érintettet.
5. Adatbiztonság
Adatkezelő a „privacy-by-design”, azaz az alapértelmezett és beépített adatvédelem alapelve szerint egész adatvédelmi folyamatának kialakítása során figyelemmel van az adatbiztonság követelményére. Adatkezelő célja, hogy az adatkezelési kockázatok csökkentése érdekében a személyes adatok kezelését a minimálisra csökkentse. Adatkezelő a kezelt személyes adatokat átlátható és ellenőrizhető módon kezeli az adatvédelmi incidensek azonnali észlelése céljából.
6. Az egyes adatkezelési tevékenységekre vonatkozó esetek
a) információ- és ajánlatkérés:
Érintettek ajánlatot kérhetnek Adatkezelőtől termék vagy szolgáltatás vonatkozásában. Az adatok eredetének minősülnek az érdeklődők által önként megadott adatok. Az adatkezelés célja termék értékesítése vagy szolgáltatási szerződés megkötése. Az adatkezelés folyamata ez esetben: Érdeklődő Adatkezelő bármely elérhetőségén felveheti a kapcsolatot Adatkezelővel annak érdekében, hogy árajánlatot kérjen. Adatkezelő képviselője az adatokat a nyiltvántartó rendszerben tárolja, majd a megfelelő ajánlatot kidolgozza. Adatkezelő az ajánlatot az Érdeklődő által megadott elérhetőségére küldi meg. Kezelt adat lehet: név, cím, telefonszám, email-cím és az ajánlat konkrét tárgya
b) szerződéskötés, flottakezelés:
A jogviszony bérleti szerződés alapján jön létre. Adatkezelő köteles a gépjármű használati adatait megkeresésre a hatóság rendelkezésére bocsájtani. Tartós bérlet jellegéből, mint bérautós szolgáltatásból adódóan, az adatkezelés ezen módja során, egy Partner egy vagy több gépjárművet bérel hosszú távra. Az adatok eredetének tekinthetőek a szolgáltatást igénybe vevő által önként megadott, a flotta szerződést kötő társaságtól kapott adatok. A szolgáltatás igénybevételének feltétele a gépjárműbérleti szerződés kitöltése és aláírása. Adatkezelő a szerződés alapján számlát állít ki. Adatkezelő jogosult érintettet okmányai felmutatására kötelezni, amennyiben személyazonosságával kapcsolatban kétely merül fel. A flotta kezelésével kapcsolatos szolgáltatások (pl.: statisztikák készítése) speciális adatkezelést tehetnek szükségessé. Az adatkezelés ezen módja kizárólag a szerződött Partnerrel való szerződés alapján történik. Amennyiben a Partner a szolgáltatást nem veszi igénybe, adatkezelés nem történik. Adatkezelő a szerződést, mint a számla mellékeltét 8 évig megőrzi. Adattovábbítás a hatóság megkeresésére jogszabályi kötelezettség alapján történhet.
c) fénykép megosztása:
Adatkezelő – az ügyfelek hozzájárulása esetén – eseti jelleggel fényképet készít ügyfeleiről termék vásárlását, vagy szolgáltatás igénybe vételét követően. Adatkezelő a készített fényképeket – image építés céljából – közzé teszi honlapján, illetve megosztja közösségi oldalain. Adatkezelő tájékoztatja Érintetteket, hogy a hozzájárulás visszavonására a konkrét adat megjelölésével kerülhet sor. Érintettek azon személyek, akik hozzájárultak fénykép készítéséhez és annak megosztásához a honlapon és a közösségi oldalon, míg célja az Adatkezelő image építése elégedett ügyfeleinek bemutatása által. Az adattárolás a hozzájárulás visszavonásáig tart.
d) GPS-nyomkövető:
Adatkezelő tevékenységével összefüggésben a nagy értékű gépjárműveket vagyonbiztosítási céllal GPS nyomkövetővel látták el, mely adatot szolgáltat a gépjármű helyzetéről. Érintettek a GPS nyomkövetővel ellátott gépjárművet vezető személyek. Az adatok a GPS nyomkövető technikai rendszer által gyűjtött adatok Secret Control GPS Vagyonvédelmi Kft. szerződött partner által működtetett rendszer gyűjti és tárolja. A gépjárművet használó személyt tájékoztatja Adatkezelő a GPS nyomkövető alkalmazásáról a gépjármű használatának megkezdését megelőzően. A kezelt adatok a szolgáltatást igénybe vevő személy neve, gépjármű GPS koordinátái és a rendszám. Adatkezelő az adatokat a gépjármű visszavételét követően 30 napig tárolja.
e) weboldal látogatói adatok és sütik (cookie):
Adatkezelő tájékoztatja a weblap látogatóit, hogy mely cookiekat, milyen célból használja. Az Érintett a cookiekat saját számítógépén, saját böngészőjében tudja szabályozni. A sütik használatát Érintett saját számítógépéről törölni tudja, illetve a böngészőjében eleve megtilthatja alkalmazásukat. Ezek a lehetőségek böngészőtől függően, de jellemzően a Beállítások / Adatvédelem menüpontban tehetők meg. Az Adatkezelő a weboldalra belépéskor „Süti tájékoztató”-t ad, illetve biztosítja a sütik letiltási lehetőségét. Ezek az információk statisztikai célból kiértékelésre kerülnek. Itt kizárólag olyan információkról van szó, melyekből nem lehet következtetni az Ön személyére. Ön egyedi felhasználóként anonim marad. Az adatok csak a weblapon elhelyezett cookiek által gyűjtött adatok lehetnek. Az adatkezelés célja a weblap működésének, funkcióinak biztosítása, a felhasználói élmény növelése, marketing és statisztikai célú adatgyűjtés. Érintett a weblap meglátogatásakor tájékoztatást kap az oldalon működő cookiekról. Érintett ezen tájékoztatás birtokában használja a weblapot. A weblap használatához nem szükséges cookiek kikapcsolhatóak.
7. Adatvédelmi incidens, jogorvoslati tájékoztatás
Társaságunk az adatvédelmi incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatvédelmi incidens alapját adó sérülés megszüntetése, helyreállítása céljából. Az érintettet értesítjük a megtett intézkedésekről és azok eredményéről.
Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban: NAIH, címe: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11, telefon: +36 (1) 391 1400; webcím: www.naih.hu; e-mail címe: ugyfelszolgalat@naih.hu). Az érintett panaszt nyújthat be a NAIH-hoz amennyiben álláspontja szerint a rá vonatkozó személyes adat kezelés nem felel meg a jogszabályi kötelezettségeknek. A NAIH döntése ellen bírósági felülvizsgálat kezdeményezhető.